حسابداری ابری چیست و چه کاربردی دارد؟ Cloud Accounting به عنوان یک تکنولوژی نوین در حوزه حسابداری، به استفاده از فناوری ابری برای انجام عملیات حسابداری گفته می‌شود.
با پیشرفت روزافزون فناوری اطلاعات، داده‌ها و اطلاعات به یکی از اصلی‌ترین دارایی‌های هر سازمان تبدیل شده‌اند.
در این راستا، حسابداری ابری نقش بسیار مهمی را در مدیریت، ذخیره و پردازش اطلاعات و داده‌های مالی و مدیریتی در سازمان‌ها به عهده دارد.
حسابداری ابری، با استفاده از بستر ابری برای مدیریت حسابداری و تجزیه و تحلیل داده‌ها، امکان کاهش هزینه‌ها و بهبود کارایی و عملکرد حسابداری را به سازمان‌ها می‌دهد.
یکی از مهمترین ویژگی‌های حسابداری ابری، امکان دسترسی به اطلاعات و داده‌های مالی و مدیریتی در هر زمان و هر مکان می‌باشد.
بدین ترتیب، کاربران می‌توانند با استفاده از این تکنولوژی، به سادگی و به صورت همزمان به اطلاعات موردنیاز خود دسترسی پیدا کنند و در تصمیم‌گیری‌های مالی و مدیریتی نقش داشته باشند.
علاوه بر این، حسابداری ابری امکان ذخیره‌سازی داده‌ها و اطلاعات را با اطمینان بیشتری نسبت به روش‌های سنتی برای سازمان‌ها فراهم می‌کند.
درواقع، حسابداری ابری می‌تواند کارایی حسابداری شما را متحول و مدیریت مالی شما را ساده‌تر کند. در این مقاله، به بررسی مفهوم حسابداری ابری، مزایا و معایب آن نسبت به حسابداری سنتی خواهیم پرداخت.
حسابداری ابری چیست
ثبت درآمد و هزینه برای پیگیری عملکرد امور مالی برای هر کسب و کاری بسیار ضروری است. حسابداری ابری به شرکت‌ها اجازه می‌دهد تا اطلاعات مالی خود را در یک سرویس ذخیره‌سازی ابری ثبت و در دسترس قرار دهند.
رایانش ابری در حسابداری عملکردی مشابه با حسابداری با دسکتاپ دارد، اما فعالیت‌های حسابداری ابری یک کسب و کار از طریق اینترنت صورت می‌گیرد و در سرور ابری ذخیره می‌شود.
این سرویس به شرکت‌ها این امکان را می‌دهد تا به سادگی به اطلاعات خود دسترسی پیدا کنند، آنها را بهروزرسانی نمایند و با دسترسی محدود، با کارکنان، حسابرسان و سایر قسمت‌های سازمان خود به اشتراک بگذارند.
یکی از مزایای اساسی حسابداری ابری این است که اطلاعات مالی همواره بروز و دقیق است. با استفاده از سرویس‌های حسابداری ابری، دیگر نیازی به دانلود و نصب نسخه‌های جدید نرم‌افزار حسابداری نیست و امکان بهروزرسانی و تغییرات در زمان واقعی و در هر زمانی وجود دارد.
بیشتر بدانید : اشتراک گذاری داده‌ها بین Docker Containers در اوبونتو
برخلاف سرورهای محلی که در معرض خطرات مختلفی از جمله سوانح طبیعی، سرقت و آتش سوزی هستند، بستر ابری حفاظت و نگهداری امنیت داده‌ها را به شرکت‌ها ارائه می‌دهد.
به طور کلی، Cloud Accounting با امکانات خود، سازمان‌ها را قادر می‌سازد تا فرآیندهای حسابداری خود را بهبود دهند، هزینه‌ها را کاهش و دسترسی به اطلاعات را آسان‌تر و سریع‌تر کنند.
این تکنولوژی باعث بهبود کارایی و عملکرد سازمان‌ها در حوزه حسابداری می‌شود و در نهایت به دستیابی به اهداف مالی و استراتژیک سازمان کمک می‌کند.
همچنین، پلتفرم‌های ابری یک API باز خواهند داشت که یک نرم افزار شخص ثالث است و می‌تواند با سیستم ارتباط برقرار کند تا ارزش بیشتری به صاحب کسب وکار بدهد.
حسابداری ابری چگونه کار می‌کند
حسابداری مبتنی بر فضای ابری با استفاده از نرم افزارهای امن تحت وب برای کمک به ساده کردن فرایندهای کسب وکار در زمینه مالی و مدیریتی استفاده می‌شود.
صاحبان کسب‌وکارهای کوچک و تیم مالی آنها می‌توانند به تمام داده‌های مهم در هر مکان و زمانی دسترسی داشته باشند و همکاری و گزارش‌دهی مالی را آسان‌تر کنند.
اطلاعات مربوط به سفارشات، موجودی و همکاری با تأمین‌کنندگان در این سیستم‌ها ثبت و پردازش می‌شود.
کاربران با خرید سرور ابری می‌توانند از طریق اینترنت یا سایر شبکه‌ها به برنامه‌های کاربردی نرم افزار دسترسی داشته باشند.
با خرید سرور ابری و استفاده از نرم‌افزارهای مبتنی بر ابر، نیازی به راه اندازی نرم افزار در دسکتاپ‌های فردی نمی‌باشد، زیرا همه افراد شرکت می‌توانند با سیستم‌های خود به فضای ابری دسترسی داشته باشند.
با استفاده از سرور ابری از تیم‌های مالی گرفته تا حساب‌های دریافتنی و شعب می‌توانند از راه دور به سوابق مالی دسترسی داشته باشند.
در کل، حسابداری ابری با استفاده از فناوری ابری و بسترهای اینترنتی برای ذخیره، پردازش و به اشتراک گذاری اطلاعات مالی و مدیریتی در سازمان‌ها استفاده می‌شود.
تفاوت حسابداری سنتی و حسابداری ابری چیست
چند تفاوت اساسی وجود دارد که حسابداری ابری و حسابداری سنتی را متمایز می‌کند، در ادامه، به بررسی این موارد خواهیم پرداخت.
دسترسی و همکاری
در حسابداری سنتی، دسترسی به اطلاعات حسابداری محدود به محل فیزیکی سازمان است. اما در حسابداری ابری، اطلاعات به صورت آنلاین قابل دسترسی است. همچنین، حسابداری ابری امکان همکاری در زمان واقعی را ممکن می‌سازد، در حالی که در حسابداری سنتی، این امکان وجود ندارد.
مکان فیزیکی
در حسابداری سنتی، فعالیت‌های حسابداری به شکل محلی و درون سازمانی صورت می‌گیرد، در حالی که در حسابداری ابری، این فعالیت‌ها به صورت آنلاین و از طریق اینترنت انجام می‌شود و تمامی کاربران از هر مکان و زمانی می‌توانند به داده‌ها دسترسی داشته باشند.
قابلیت مقیاس‌پذیری
Cloud Accounting به سادگی قابلیت مقیاس‌پذیری دارد، به این معنی که با توسعه فعالیت‌ها و رشد سازمان، می‌توان به راحتی منابع سرور ابری را افزایش داد. اما در حسابداری سنتی، برای افزایش ظرفیت، نیاز به تأمین تجهیزات و منابع جدید است.
بهروزرسانی و نگهداری
در حسابداری ابری، بهروزرسانی و نگهداری سخت‌افزار و نرم‌افزار از جانب سرویس‌دهنده انجام می‌شود. این بدان معنی است که سازمان نیازی به بروزرسانی داخلی و نگهداری ندارد. در حسابداری سنتی، نیاز به بهبود و ارتقا سیستم‌های حسابداری و نگهداری داخلی وجود دارد.
امنیت
با توجه به استفاده از سیستم‌های آنلاین، حسابداری ابری ممکن است به‌روزرسانی‌های امنیتی بیشتری را برای حفاظت از اطلاعات حسابداری انجام دهد. در حسابداری سنتی، امنیت نیاز به تأمین نرم افزار درون سازمانی دارد.
در نتیجه، حسابداری ابری باعث بهبود دسترسی، کاهش هزینه‌ها، افزایش امنیت و امکان همکاری در زمان واقعی می‌شود. درعین حال، حسابداری سنتی هنوز در برخی سازمان‌ها برای موارد خاصی مورد استفاده قرار می‌گیرد.
مزایای حسابداری ابری چیست
انتقال حسابداری از دسکتاپ به فضای ابری جهشی بزرگ در مدیریت مالی بوده است و بسیاری از معایب و پیامدهای هزینه حسابداری سنتی از معادله حذف شده است. در ادامه، شما را با مزایای حسابداری ابری آشنا خواهیم پرداخت.
امنیت بهتر برای داده‌ها
داده‌های حسابداری حاوی اطلاعات حساسی مانند شماره‌های تامین اجتماعی و شماره‌های شناسه مالیاتی است که در پرونده‌های مالیاتی، گزارش‌های درآمد و سایر اطلاعات محرمانه استفاده می‌شوند.
یکی از ویژگی‌های کلیدی سیستم‌های حسابداری مبتنی بر ابر، امنیت قوی است که دفاع در برابر مجرمان سایبری و سایر تهدیداتی که به دنبال به دست آوردن و به خطر انداختن این داده‌ها هستند، حفظ می‌کند.
فضای ذخیره‌سازی ابری مکانی امن برای داده‌ها ارائه می‌کند و همچنین به‌روزرسانی‌های امنیتی منظمی دارد.
با استفاده از فضای ذخیره ساز ابری، داده‌ها در برابر سیل، آتش سوزی و سایر رویدادهایی که ممکن است به مراکز داده فیزیکی آسیب برساند، در امان می‌مانند.
بهبود دسترسی پذیری
با استفاده از پلتفرم ابری، حسابداران می‌توانند تا زمانی که به اینترنت متصل هستند، به موارد موردنیاز خود دسترسی داشته باشند.
همانند دیگر کاربردهای رایانش ابری، دسترسی به منابع حسابداری در فضای ابری سریع، کارآمد و دسترس در هر زمان است.
دقت بیشتر
دقت در حسابداری بسیار مهم است، زیرا یک نقطه اعشار یا محاسبه نادرست ممکن است تأثیر منفی گسترده‌ای داشته باشد.
رایانش ابری از خودکار سازی بسیاری از وظایف حسابداری پشتیبانی می‌کند و بدین صورت به کاهش خطاهایی که به طور بالقوه می‌توانند با نظارت انسانی رخ دهند، کمک می‌کند.
این موارد شامل محاسبه تعداد زیادی فاکتور و اضافه کردن داده به صفحات گسترده است. رویدادها و به روزرسانی‌ها نیز ثبت و زمان بندی می‌شوند، بنابراین یک سابقه برای بررسی و حسابرسی در صورت نیاز وجود دارد.
تکمیل سریع فرآیند
اتوماسیون در فضای ابری مزیت دیگری نیز دارد که می‌تواند روند کلی حسابداری را سرعت بخشد. این امر باعث می‌شود حتی برای مشاغل بزرگی که داده‌های زیادی برای پردازش دارند، زمان بیشتری صرف شود و حسابداران بر دیگر امور خود نیز تمرکز داشته باشند.
ساماندهی اسناد
یک دفتر حسابداری پر از اسناد کاغذی است. فرم‌های مالیاتی، فاکتورها، رسیدها و… می‌توانند به راحتی چندین کمد بایگانی را اشغال کنند.
رایانش ابری به کاربران این امکان را می‌دهد که نسخه‌های اسناد را اسکن کنند و از نگهداری نسخه‌های چاپی خودداری کنند، مگر در مواردی که لازم باشد.
مقیاس پذیری
با رشد و گسترش یک کسب و کار، رایانش ابری به آنها اجازه می‌دهد تا منابع خود را افزایش دهند و حجم کاری در حال رشد را به راحتی مدیریت کنند. همچنین امکان افزودن نرم افزار جدید به سرور ابری برای بهبود عملکرد وجود دارد.
به اشتراک گذاری داده‌ها با امنیت و ایمنی بالا
تهدیدها و خطرات بسیاری در ذخیره سازی و پردازش اطلاعات در نرم افزار حسابداری سنتی وجود دارد. اما به کمک حسابداری ابری می‌توان امنیت فضای ابری، عدم توقف، دسترسی چند سطحی و آخرین نسخه‌های نرم افزاری را دریافت کرد.
از آنجایی که داده‌ها در سرور ابری ذخیره می‌شوند، نیازی به محافظت از سخت افزار ندارند. با نرم افزار حسابداری ابری، به راحتی می‌توان در حین کار با حسابدار، بانک یا سایر مشاوران، مجوز دسترسی به حساب‌ها را صادر کرد.
معایب حسابداری ابری چیست
Cloud Accounting در کنار مزایای فراوانی که دارد، دارای معایبی نیز است. در ادامه مطلب، به بررسی معایب حسابداری ابری خواهیم کرد.
نیاز به اینترنت
برای دسترسی به حسابداری ابری نیاز به اینترنت پایدار و قوی است. در صورت بروز مشکل در اتصال به اینترنت، امکان استفاده از سرویس حسابداری ابری به شدت محدود می‌شود.
هزینه
استفاده از حسابداری ابری در صورت انتخاب ارائه دهنده سرور ابری نامطلوب، ممکن است با هزینه‌های زیادی همراه باشد.
لازم است، در خرید سرور مجازی ابری به نکات و مزایای سرویس دهنده‌ی موردنظر خود توجه داشته باشید، چرا که شیوه ارائه خدمات رایانشی هر سازمان با دیگری متفاوت است. با انتخاب درست ارائه دهنده سرور ابری می‌توانید به بهترین خدمات و کیفیت دست یابید.
برخی از ارائه دهندگان سرور ابری مانند ابر آسیاتک این امکان را برای کاربران فراهم می‌آورند تا با فعال سازی سرور ابری رایگان به مدت ۲۴ ساعت از کارا بودن و سرعت سرویس برای کسب و کار خود اطمینان حاصل نمایند و سپس اقدام به خرید کنند.
جمع بندی
حسابداری ابری رویکردی نوین است که به سازمان‌ها امکان می‌دهد، فرایندهای حسابداری خود را بهبود بخشند و کسب و کارها را به سطح بالاتری برسانند. با استفاده از این فناوری، شرکت‌ها می‌توانند به طور همزمان به اطلاعات مالی دسترسی داشته باشند و آنها را کنترل و مدیریت کنند. این روش، به شرکت‌ها و سازمان‌ها کمک می‌کند تا بهبود قابل توجهی در فرآیندهای حسابداری خود داشته باشند.
دیدگاهتان را بنویسید