ایمیل چیست؟ انواع ایمیل و موارد کاربردی

وبلاگ ابر آسیاتک » مقالات » آموزش » ایمیل چیست؟ انواع ایمیل و موارد کاربردی

با افزایش روزافزون استفاده از ایمیل به عنوان یکی از اساسی‌ترین وسایل ارتباطی در دنیا، اهمیت ایمیل‌های به عنوان ابزاری برای ارتباط با مشتریان، همکاران و هدف‌گذاری در بازاریابی بیشتر از قبل آشکار شده است. ایمیل به عنوان یکی از مهم‌ترین ابزارهای ارتباطی، امکان ارسال پیام‌های سریع و مستقیم به افراد یا گروه‌های موردنظر  در سراسر جهان را فراهم می‌کند و به عنوان یک وسیله ارتباطی در محیط کاری، تحصیلی و شخصی مورد استفاده قرار می‌گیرد.

ایمیل چیست؟

کلمه ایمیل مخفف Electronic-Mail یا به اختصار Email و معنای لغوی آن نامه الکترونیکی است. Email یا پست الکترونیک روش ارتباطی دیجیتال برای ارسال پیام است که از طریق دستگاه‌های الکترونیکی مانند رایانه‌ها، تلفن‌های هوشمند و دستگاه‌های دیگر برای ارسال و دریافت پیام‌ها استفاده می‌شود. در واقع، ایمیل به شما امکان می‌دهد تا پیام‌های متنی، تصویری، صوتی و فایل‌های پیوست شده را به دیگران ارسال یا از آنها دریافت کنید. افراد با استفاده از ایمیل، می‌توانند پیام‌های خود را به یک یا چند کاربر دیگر ارسال کنند و با دریافت کنندگان خود به صورت مستقیم ارتباط برقرار نمایند. email یک راه سریع، ارزان و در دسترس برای برقراری ارتباط برای استفاده تجاری یا شخصی است. کاربران تا زمانی که اتصال اینترنتی داشته باشند می‌توانند از هر جایی و در هر زمانی ایمیل ارسال کنند. ایمیل در سراسر شبکه های کامپیوتری، در درجه اول از طریق اینترنت رد و بدل می‌شود، اما همچنین می‌تواند بین شبکه های عمومی و خصوصی، مانند شبکه محلی، رد و بدل شود. مجموعه پروتکل‌های TCP/IP یک سیستم ایمیل منعطف را فراهم می‌کند که بر اساس پروتکل‌های پایه از جمله پروتکل انتقال نامه ساده (SMTP) برای ارسال نامه، و پروتکل دفتر پست ۳ (POP3) برای دریافت نامه ساخته شده است.

تاریخچه ایمیل

ایمیل با ظهور شبکه‌های کامپیوتری بوجود آمده است و سن سرویس‌های ایمیل قدیمی‌تر از ARPANET و اینترنت است. در دهه ۱۹۶۰، سیستم‌های ارتباطی اولیه بین کامپیوترها توسعه یافت. اما Email به عنوان یک سیستم مبتنی بر پروتکل TCP/IP و معماری شبکه اینترنت در دهه ۱۹۷۰ شکل گرفت. یکی از اولین برنامه‌های ایمیل، RD نام داشت که در دهه ۱۹۶۰ توسط دو دانشجوی دانشگاه MIT به نام‌های Tom Van Vleck و Noel Morris ایجاد شد. در نهایت ابداع یک پروتکل ارسال پیام مستقیم مانند SMTP در سال ۱۹۷۱ بود که توسط ری تاملینسون ایجاد شد. ری تاملینسون راهی برای ارسال پیام بین کاربران در میزبان‌های مختلف با استفاده از نماد @ با سرور مقصد شناسایی کرد و به عنوان ایمیل یا پست الکترونیک شناخته شد.

آدرس ایمیل چیست؟

آدرس ایمیل یک شناسه منحصر به فرد است که برای ارسال و دریافت پیام‌های الکترونیکی از طریق اینترنت استفاده می‌شود. آدرس ایمیل از دو بخش اصلی تشکیل شده است: نام کاربری و دامنه که با علامت (@) از هم جدا شده‌اند.

نام کاربری : این بخش از آدرس Email مشخص می‌کند که ایمیل برای کدام کاربر یا اکانت خاصی ارسال شده است. معمولاً این بخش شامل نام یا نشانی مستقیم کاربر است.

دامنه: این بخش از آدرس ایمیل نشان‌دهنده سرویس ایمیل یا سرور ایمیل است که از طریق آن پیام ارسال می‌شود. این بخش معمولاً نشانی دامنه سرویس ایمیل مانند gmail.com یا yahoo.com است.

برای مثال Asiatech.cloud@gmail.com  را در نظر بگیرید. Asiatech.cloud نشان دهنده بخش نام کاربری و gmail.com نشان دهنده بخش دامنه است. ترکیب هر دو یک آدرس پست الکترونیکی متمایز ایجاد می‌کند که پیام‌های ارسالی را به مقصد هدایت می‌کند.

کاربران می‌توانند نام دلخواه خود را برای بخش نام کاربری انتخاب کنند، اما نام دامنه نشان دهنده ارائه دهنده خدمات ایمیل یا سازمانی است که حساب ایمیل را مدیریت می‌کند. پروتکل SMTP از سیستم نام دامنه (DNS) برای ترجمه نام دامنه به آدرس IP آن قبل از ارسال پیام به سرور استفاده می‌کند.

ویژگی‌های ایمیل

ایمیل یک راه سریع، قابل اعتماد برای برقراری ارتباط با دیگران است. در ادامه به برخی از مزایای رایج استفاده از ایمیل برای اهداف شخصی و سازمانی اشاره خواهیم کرد :

مقرون به صرفه: برای افراد و سازمان‌ها انواعی از سرویس‌های ایمیل رایگان در دسترس هستند و هیچ هزینه اضافی برای خدمات وجود ندارد.

انعطاف‌پذیری: پست الکترونیک این امکان را برای کاربران فراهم می آورد تا پاسخ را در زمان مناسب برای خود ارسال کنند، بدون این که نیازی به هماهنگی زمانی با طرف مقابل داشته باشند. این عمل کاربران را تشویق می‌کند تا بدون در نظر گرفتن زمان‌بندی‌ها یا مناطق زمانی متفاوت با هم ارتباط برقرار کنند.

سرعت: ارسال و دریافت ایمیل‌ها با سرعت بسیار بالا و در عرض چند ثانیه انجام می‌شود، که به کاربران اجازه می‌دهد سرعت پاسخگویی خود را بالا ببرند و به اطلاعات جدید دسترسی پیدا کنند.

دسترسی: email به کاربران امکان می‌دهد با اتصال به اینترنت، بدون محدودیت مکانی به پیام‌های خود دسترسی داشته باشند.

ارسال انبوه: نامه الکترونیکی به کاربران اجازه می‌دهد تا پیام را به گروه‌های بزرگی از مخاطبان ارسال کنند، که این امر برای اطلاع‌رسانی بسیار حائز اهمیت است.

فیلتر کردن پیام: فیلتر کردن پیام پست الکترونیک، کاربران را قادر می سازد تا پیام های خود را فیلتر و دسته بندی کنند. این امر می‌تواند از مشاهده ایمیل‌های ناخواسته مانند هرزنامه و نامه‌های ناخواسته جلوگیری کند، در حالی که یافتن پیام‌های خاص را در صورت نیاز آسان‌تر می‌کند.

نگهداری و جستجوی پیام‌ها: ایمیل‌ها قابلیت ذخیره سازی و جستجو را دارند، که به کاربران امکان می‌دهد تا پیام‌های مهم را در آرشیو خود ذخیره کرده و برای جستجوی آسان در آینده بازیابی کنند.

امنیت: با استفاده از ابزارهای امنیتی مانند رمزنگاری، ایمیل می‌تواند اطلاعات حساس را به طور امن ارسال کند و از دسترسی غیرمجاز به پیام‌ها جلوگیری کند.

موارد استفاده از ایمیل

خدمات ایمیل در بخش ها و سازمان های مختلف، چه به صورت شخصی و چه در میان گروه بزرگی از افراد استفاده می‌شود. استفاده از ایمیل یک راه آسان برای برقراری ارتباط با افراد یا گروه ها از طریق ارسال و دریافت اسناد، تصاویر، لینک‌ها و فایل‌های دیگر را فراهم می‌کند. شرکت‌های بزرگ یا کوچک می‌توانند از خدمات ایمیل برای ارتباط با بسیاری از کارمندان و مشتریان استفاده کنند. در ادامه به موارد استفاده‌ی متداول از ایمیل خواهیم پرداخت.

ارتباطات فردی یا گروهی

ایمیل روش مفیدی برای ارتباط با افراد یا گروه‌های کوچکی از دوستان یا همکاران است. استفاده از ایمیل به کاربران اجازه می‌دهد به راحتی اسناد، تصاویر، لینک‌ها و فایل‌های دیگر را ارسال و دریافت کنند. 

اطلاعیه‌ها، یادآوری‌ها و پیگیری‌ها

ایمیل برای اطلاع‌رسانی به مشتریان، اعضای یک گروه یا کارمندان یک سازمان استفاده می‌شود. افراد می‌توانند قبل از قرار ملاقات‌ها، جلسات، مصاحبه‌ها، یا برای یادآوری شرکت‌کنندگان از رویدادها، تاریخ‌های سررسید و فعالیت‌های حساس به زمان را یادآوری کنند. این امر به کاربران امکان می‌دهد تصمیمات و زمان خود را اولویت بندی کنند.

انتقال اطلاعات

شرکت‌ها می‌توانند از ایمیل برای انتقال اطلاعات به تعداد زیادی از کارمندان و مشتریان استفاده کنند. ایمیل اغلب برای خبرنامه‌ها نیز استفاده می‌شود و کاربران و سازمان‌ها می‌توانند از ارسال پیام‌های تبلیغاتی، پیشنهادات و کوپن‌های تخفیف برای جذب مشتریان و افزایش فروش استفاده کنند.

تبدیل لیدها به مشتریان پرداخت‌کننده 

نامه الکترونیکی می‌تواند برای تبدیل یک فروش پتانسیلی به یک خرید مورد استفاده قرار گیرد. به عنوان مثال، یک شرکت ممکن است یک ایمیل خودکار ایجاد کند که به خریداران آنلاین ارسال می‌شود که موارد را در سبد خرید خود برای مدت زمان خاصی نگه داشته‌اند. ایمیل ممکن است به مشتری یادآوری کند که محصولات در سبد خرید آن‌ها قرار دارند و آن‌ها را تشویق به تکمیل خرید قبل از اینکه موارد از دست بروند.

بازاریابی

ایمیل به عنوان یک ابزار موثر در راهبرد بازاریابی آنلاین مورد استفاده قرار می‌گیرد. شرکت‌ها می‌توانند از ارسال پیام‌های تبلیغاتی، پیشنهادات و کوپن‌های تخفیف از طریق ایمیل برای جذب مشتریان و افزایش فروش استفاده کنند.

مدیریت وظایف

ایمیل می‌تواند برای ارسال یادآوری‌ها، وظایف و پیگیری‌های کاری استفاده شود. مثلاً، ارسال ایمیل‌های یادآوری برای تکمیل وظایف، آخرین وضعیت پروژه‌ها و برنامه‌های جلسات است.

ارتباط با مشتریان

شرکت‌ها می‌توانند از ایمیل برای پاسخ به سوالات مشتریان، درخواست‌ها، شکایات و پیشنهادات استفاده کنند. ایمیل می‌تواند به عنوان یک ابزار ارتباطی موثر بین مشتریان و سازمان مورد استفاده قرار گیرد.

انواع ایمیل

انواع مختلفی از ایمیل وجود دارند که افراد و سازمان‌ها برای مقاصد مختلفی استفاده می‌کنند. در ادامه به چند نوع از انواع Email اشاره خواهیم کرد.

ایمیل شخصی برای ارتباطات بین دوستان، خانواده، سازمان‌ها و… برای ارسال پیام‌های روزمره، ارسال رزومه به شرکت‌‌ها، تبریکات و دعوت‌نامه‌ها استفاده می‌شود.

ایمیل سازمانی برای ارتباطات مربوط به کارهای تجاری مانند ارسال ایمیل‌ به همکاران، مشتریان و شرکای تجاری برای بحث در مورد پروژه‌ها، ارسال پیشنهادات، و ارتباطات مربوط به کارهای رسمی استفاده می‌شود.

ایمیل تبلیغاتی برای ارسال پیام‌های تبلیغاتی استفاده می‌شود. شامل ایمیل‌های تبلیغاتی از شرکت‌ها برای معرفی محصولات، تخفیف‌ها، ویژگی‌های جدید و … می‌شود.

ایمیل خبرنامه برای ارسال اخبار، مقالات، به‌روزرسانی‌ها و مطالب مربوط به یک موضوع خاص به مخاطبان استفاده می‌شود. مثلاً ارسال خبرنامه‌های وب‌سایت‌ها، بلاگ‌ها یا سازمان‌های مختلف.

ایمیل اجتماعی برای اطلاعیه‌ها و به‌روزرسانی‌ها از سرویس‌های وب‌سایت‌های اجتماعی مانند فیس‌بوک، توییتر و… به کاربران استفاده می‌شود.

ایمیل موقت برای ایجاد حساب کاربری فیک و حتی کلاهبرداری از افراد استفاده می‌شود.

انواع سرویس‌های ایمیل

در ادامه مطلب پست الکترونیک چیست به چند نمونه از سایت‌های ایمیل رایگان اشاره خواهیم کرد.

Gmail: یک سرویس ایمیل رایگان ارائه شده توسط گوگل است که امکان ارائه طرح‌های پولی برای کاربران تجاری را داد. طرح اشتراکی Gmail شامل فضای ذخیره‌سازی اضافی، ویژگی‌های پیشرفته و گزینه‌های پشتیبانی می‌باشد که ۲۹.۵٪ از سهم بازار مشتری ایمیل را در اختیار دارد.

Microsoft Outlook: مایکروسافت به عنوان یک قسمت از مجموعه نرم‌افزاری مایکروسافت آفیس در دسترس است و نسخه‌های رایگان و پرداختی دارد. Microsoft Outlook در چندین سیستم عامل و دستگاه کار می‌کند و ویژگی‌هایی مانند بازیابی ایمیل حذف شده و سازماندهی خودکار ایمیل را ارائه می‌دهد.

Yahoo Mail: سرویس یاهو در سال ۱۹۹۷ راه‌اندازی شد و یکی از قدیمی‌ترین مشتریان وب ایمیل است. یاهو میل برای ایمیل‌های شخصی مفید است و نسخه اپلیکیشن تلفن همراهی دارد.

AOL Mail: یکی از محبوب‌ترین سرویس‌های ایمیل در گذشته بود و اکنون بخشی از Verizon Communications است. این سرویس ظرفیت نامحدود صندوق ایمیل را ارائه می‌دهد و به کاربران امکان متصل کردن ایمیل AOL خود به سایر حساب‌های ایمیل مانند آوت‌لوک و گوگل میل را می‌دهد.

Zoho Mail: این سرویس در سال ۲۰۰۸ راه‌اندازی شد و قسمتی از مجموعه نرم‌افزاری Zoho Office است. این مشتری ایمیل امنیت عالی و طرح‌های مقرون به‌صرفه برای استفاده شخصی و تجاری را فراهم می‌کند.طی نظرسنجی انجام شده توسط Zoho، این سرویس در سال ۲۰۲۰ بیش از ۱۵ میلیون کاربر در سراسر جهان داشت.

iCloud Mail: یک آدرس ایمیل رایگان برای کاربران آیفون و دستگاه‌های دیگر اپل است و پیش‌فرض بر روی دستگاه‌های اپل نصب می‌شود. تا زمانی که یک کاربر حساب اپل داشته باشد، می‌توانند با استفاده از آدرس ایمیل Gmail، Yahoo Mail یا AOL خود به iCloud mail متصل شوند. iCloud Mail به هر حساب ۵ گیگابایت فضای ذخیره‌سازی ابری ارائه می‌دهد و فضای اضافی نیز قابل خریداری است.

ProtonMail: یک سرویس ایمیل پروتون میل رایگان است که توسط شرکت پروتون‌تک، ارائه می‌شود. این سرویس ایمیل با ارائه امکانات امنیتی بالا، از جمله رمزنگاری پیام‌ها و امکان ایجاد ایمیل‌های از دست رفته، به کاربران امکان ارسال و دریافت ایمیل با اطمینان بیشتری را می‌دهد.

بخش‌های ایمیل

سرویس ایمیل شامل اجزای زیر است:

• پاکت پیام(Message envelope) 
• هدر پیام (Message header)
• بدنه محتوا (Message body)

Message envelope

پاکت پیام یا Message envelope حاوی جزئیات لازم برای ارتباط بین سرور فرستنده و سرور دریافت کننده است. این بخش شامل آدرس‌های ایمیل فرستنده و گیرنده است که با آن سرور ایمیل تصمیم می‌گیرد که ایمیل را به چه کسی تحویل دهد.

Message header

هدر پیام یا Message header حاوی اطلاعات حیاتی درباره فرستنده و گیرندگان است. متداول ترین اطلاعات موجود در هدر ایمیل در جدول زیر نشان داده شده است:

اطلاعات متداول موجود در سربرگ ایمیل در جدول زیر نشان داده شده است:

Message body

متن پیام یا Message body محتوای ایمیل را به شما نشان می‌دهد که می‌تواند شامل متن، تصویر یا فیلم باشد. بر اساس کاربر ایمیل، محتوای موجود در متن ایمیل می‌تواند متن ساده یا HTML باشد.

تفاوت بین ایمیل و وب میل

تفاوت اصلی بین ایمیل و وب‌میل در نحوه دسترسی به آن‌ها و نحوه ذخیره ایمیل‌ها است.

Email

• ایمیل یک سیستم برای جمع‌آوری و ارسال پیام‌های الکترونیکی است، گاهی به آن ایمیل یا پست الکترونیکی نیز گفته می‌شود.
• برای دسترسی به ایمیل‌ها، از نرم‌افزارهای مخصوصی استفاده می‌شود که بر روی کامپیوتر یا تلفن همراه نصب می‌شوند، مانند Outlook، Gmail، Yahoo Mail و …
• ایمیل‌ها به طور معمول بر روی دستگاه شما دانلود شده و به صورت محلی در آن ذخیره می‌شوند.
• ایمیل‌های شما بر روی دستگاه شما پشتیبان‌گیری می‌شوند، و می‌توانید از طریق آنها به ایمیل‌هایتان حتی زمانی که آفلاین هستید دسترسی داشته باشید.
• با استفاده از ایمیل شما مستقل از اینترنت می‌توانید با ایمیل‌های خود کار کنید.

Webmail

• وب‌میل یک سرویس ایمیل است که از طریق مرورگر اینترنتی (مثل Chrome، Safari، Firefox و غیره) قابل دسترسی است.
• این سرویس‌ها توسط شرکت‌های ایمیل و ارائه‌دهندگان خدمات اینترنتی ارائه می‌شوند و در سرور ابری میزبانی می‌شوند، بنابراین برای دسترسی به آن‌ها نیاز به اتصال اینترنتی دارید.
• ایمیل‌های شما بر روی سرور ابری و سرور مجازی ایمیل شما ذخیره می‌شوند و از هر جایی که به اینترنت دسترسی دارید قابل دسترسی هستند.
• وب‌میل به طور خودکار ایمیل‌ها را برای ویروس‌ها اسکن می‌کند و ویژگی‌های امنیتی دیگری مانند فیلترهای ضد‌هرزنامه را فراهم می‌کند.
• Webmail برای دسترسی و مدیریت ایمیل‌های خود از طریق وب‌میل، نیاز به اتصال اینترنتی دارید.

چرا از ایمیل استفاده کنیم؟

استفاده از ایمیل برای ارتباطات الکترونیکی دارای مزایای بسیاری است که شامل موارد زیر می‌شود:

سرعت و تسهیل: ارسال ایمیل بسیار سریع است و به سادگی می‌توانید پیام‌های خود را به گیرندگان مختلف فقط در چند ثانیه ارسال کنید. همچنین، امکان ارسال پیام به چندین نفر بدون نیاز به تکرار، وجود دارد.

هزینه کمتر: ارسال ایمیل اغلب رایگان یا با هزینه بسیار کمی صورت می‌گیرد، به خصوص در مقایسه با ارسال نامه‌های از طریق پست.

دسترسی آسان: ایمیل‌ها به طور آنی ارسال و دریافت می‌شوند و می‌توانید به آنها از هر دستگاهی که به اینترنت دسترسی داشته باشد، دسترسی داشته باشید.

ذخیره‌سازی آسان: ایمیل‌ها بر روی سرورهای ایمیل شما ذخیره می‌شوند و به راحتی می‌توانید به آنها دسترسی داشته باشید، حتی اگر دستگاه خود را تغییر دهید یا آن را از دست بدهید.

امنیت: خدمات ایمیل امنیت بالایی را فراهم می‌کنند، از جمله رمزنگاری ارتباطات و فیلترینگ هرزنامه‌ها.

منعطف بودن: ایمیل‌ها را می‌توانید با فراهم کردن پیوست‌ها، ارسال لینک‌ها و استفاده از قالب‌های متنوع، به راحتی متناسب با نیاز و موارد مختلف تنظیم کنید.

گستره جهانی:  این نوع پیام‌رسانی افراد را از مناطق زمانی و مناطق مختلف جهان به هم متصل می‌کند.

به طور کلی، استفاده از ایمیل به عنوان ابزار ارتباطی و مدیریت کارها اهمیت بسیاری دارد و امکان ارتباط فوری با افراد دیگر را فراهم می‌کند. همچنین، ایمیل‌ها به‌عنوان یک وسیله مکتوب، تاریخچه کاری را ثبت می‌کنند که این امر برای پیگیری وضعیت پروژه‌ها و انجام کارها بسیار حیاتی است. به کمک امکاناتی همچون پوشه‌بندی و برچسب‌گذاری، می‌توان به سازماندهی بهتری از پیام‌ها و اطلاعات دست یافت. استفاده از ایمیل به عنوان ابزار اصلی برای انجام کارها و ارتباطات کاری، بهبود قابل توجهی در بهره‌وری و سازماندهی فرآیندهای کاری ایجاد می‌کند.

سوالات متداول

۱- CC در ایمیل چیست؟

اگر فردی را به‌عنوان CC در پیام خود فهرست کنید، یک کپی دریافت می‌کند و گیرندگان اصلی می‌دانند که شخص CC یک نسخه دریافت کرده است.

۲- BCC در ایمیل چیست؟

اگر فردی را به‌عنوان BCC در پیام ایمیل الکترونیکی خود فهرست کنید، یک کپی دریافت می‌کند، اما گیرندگان اصلی نمی‌دانند که یک کپی از پیام برای گیرنده ارسال شده است.

۳- آیا سرویس ایمیل رایگان وجود دارد؟

بله، اگر قصد استفاده از سرویس ایمیل رایگان دارید، می‌توانید از جیمیل، اوت لوک و یا یاهو استفاده کنید.