همانطور که میدانید، تلفن‌های سنتی نیازمند تجهیزات پیچیده و هزینه بالای نگهداری هستند و کسب و کارها برای بهره‌مندی از این خطوط و امکانات ارتباطی مجبور به سرمایه گذاری سنگین می‌باشند. تلفن ابری یک سیستم ارتباطی پیشرفته است که همه این محدودیت‌ها را برطرف کرده و سازمان‌ها می‌توانند با کمترین هزینه و بدون نیاز به زیرساخت فیزیکی، ارتباطات خود را به صورت کاملاً دیجیتال مدیریت کنند. در این مقاله در می‌یابید که تلفن ابری چیست، چگونه کار می‌کند و چه مزایا و معایبی برای کسب و کار شما دارد. پس با ما همراه باشید.
تلفن ابری چیست؟
تلفن ابری (cloud phone) به پلتفرمی اشاره دارد که از رایانش ابری برای ارائه خدمات تلفن استفاده می‌کند و از طریق یک شبکه IP مبتنی بر ابر قابل دسترسی است. این سرویس برخلاف سیستم‌های تلفن سنتی که به خطوط ثابت وابسته هستند، به شما این امکان را می‌دهند تا از هر دستگاه متصل به اینترنت برای برقراری تماس‌ها و ارسال داده‌ها استفاده کنید. در واقع، در این نوع خدمات، به جای استفاده از سیستم‌های سنتی تلفن که نیاز به سخت‌افزار و زیرساخت‌های فیزیکی دارند، تمامی امکانات و خدمات در بستر ابری و از طریق اینترنت ارائه می‌شود.
تلفن ابری ویژگی‌های پیشرفته‌تری نسبت به سیستم‌های آنالوگ قدیمی ارائه می‌دهد و شامل امکاناتی مانند پاسخگوی خودکار، صندوق صوتی، چت، پیامک و فکس تجاری است. همچنین، سیستم‌های تلفن مبتنی بر ابر معمولاً به برنامه‌های ایمیل و نرم‌افزارهای مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) متصل می‌شوند تا تمامی ارتباطات را در یک سیستم یکپارچه و آسان برای استفاده مدیریت کنند. این ویژگی‌ها آنها را برای کسب‌وکارهای بزرگ و در حال رشد که نیازهای ارتباطی متغیری دارند، ایده‌آل می‌سازد.
نحوه عملکرد تلفن ابری
تلفن‌داری ابری یک سیستم ارتباطی است که از طریق یک ارائه‌دهنده خدمات صوت روی پروتکل اینترنت VoIP کار می‌کند. این سیستم به کاربران این امکان را می‌دهد که با تبدیل سیگنال‌های صوتی آنالوگ به بسته‌های داده دیجیتال، تماس‌های تلفنی را از طریق اینترنت برقرار کنند. هنگامی که یک کاربر تماس تلفنی برقرار می‌کند، صدا به داده‌های دیجیتال تبدیل شده و به سرورهای ارائه‌دهنده خدمات VoIP ارسال می‌شود. این سرورها مسئول مسیریابی تماس به مقصد نهایی هستند. با استفاده VoIP، تماس‌ها می‌توانند به دستگاه‌های مختلفی، مانند تلفن‌های رومیزی VoIP یا نرم‌افزارهای تلفن روی کامپیوتر و گوشی‌های هوشمند، منتقل شوند.
تلفن ابری به کاربران این امکان را می‌دهد که به‌طور مستقیم از هر کامپیوتر یا دستگاه موبایل متصل به اینترنت تماس برقرار کنند که با استفاده از تلفن ابری کاربران نیازی به خرید و نگهداری سخت افزارهای مستقل و پرهزینه
مانند جعبه‌ها و گوشی‌های PBX سنتی، نخواهند داشت و می‌توانند به راحتی تماس‌ها را از هر کامپیوتر یا دستگاه موبایل متصل به اینترنت برقرار کنند. این ویژگی به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا هزینه‌ها را کاهش دهند.
مزایای تلفن ابری
Cloud Telephony مزایای از جمله پیاده سازی سریع، صرفه جویی در هزینه ارتباطی، ارائه تجربه‌ای بهبود یافته برای مشتریان، دسترسی آسان به اطلاعات و… را برای آنها به ارمغان می‌آورد. در زیر به بررسی برخی از مزایای تلفن ابری اشاره خواهیم کرد:
پیاده‌سازی سریع و آسان
نصب و راه‌اندازی تلفن ابری بسیار ساده است و نیاز به تجهیزات خاصی ندارد و فقط کافیست به اینترنت دسترسی داشته باشید تا بتوانید از این سیستم استفاده کنید. با استفاده از تلفن ابری، نیازی به انتظار برای تکنسین، نصب خطوط تلفن و فرایند طولانی استخدام یک کارمند تمام‌وقت برای پیکربندی سیستم جدید را نخواهید داشت. ارائه‌دهنده خدمات تلفن ابری همه چیز را برای شما مدیریت می‌کند و شما به‌طور آنی شماره‌های مجازی و دسترسی به یک داشبورد برای مدیریت کل خدمات تلفن خود را دریافت خواهید کرد.
کاهش هزینه‌ها
تلفن ابری هزینه‌های کمتری نسبت به تلفن‌های سنتی تلفن دارد. استفاده از تلفن ابری، علاوه‌بر حذف نیاز به تجهیزات سخت‌افزاری و پرداخت هزینه‌های نگهداری، شما را از دقیقه‌های محدود تماس، شماره‌های محلی و رایگان محدود و پرداخت برای خدمات SMS جداگانه نجات می‌دهد. همچنین، تلفن ابری این امکان را برای شما فراهم می‌آورد که بتوانید صورتحساب‌های خود را مدیریت کنید.
انعطاف‌پذیری
با Cloud Telephony می‌توانید از هر مکانی با اتصال به اینترنت به تماس‌های ورودی و خروجی پاسخ دهید. استفاده از این سرویس، به کارمندان این امکان را می‌دهد که از راه دور کار کنند و در عین حال به شماره‌های شرکت دسترسی داشته باشند تا بتوانند کارهای خود را در هر موقعیتی به انجام برسانند.
مقیاس‌پذیری
سازمان‌ها می‌توانند با استفاده از تلفن ابری به راحتی شماره‌های تلفن کارمندان را از طریق پورتال مدیریتی خود اضافه یا تغییر دهند. این ویژگی به آنها اجازه می‌دهد تا فرآیند استخدام و خروج کارمندان را به‌طور مؤثر و کارآمد مدیریت کنند.
ویژگی‌های پیشرفته
تلفن ابری شامل ویژگی‌های متعددی مانند پاسخگویی خودکار، انتقال تماس، ضبط تماس و امکان ایجاد کنفرانس‌های تلفنی است. این ویژگی‌ها به شما کمک می‌کنند تا از وظایف تکراری دستی جلوگیری کنید و همکاری تیم و پشتیبانی مشتری را افزایش دهید.
دسترسی آسان به اطلاعات
با سیستم‌های تلفن ابری، اطلاعات تماس و سوابق تماس‌ها به‌راحتی قابل دسترسی هستند. این ویژگی به کارمندان کمک می‌کند تا به سرعت اطلاعات مورد نیاز را پیدا کنند و به بهبود خدمات مشتری کمک می‌کند.
ارتباطات یکپارچه
ارتباطات ابری این امکان را فراهم می‌کند که تمام اطلاعات خود را در یک پلتفرم واحد ذخیره کرده و به آنها دسترسی داشته باشید. این ویژگی باعث می‌شود همه چیز در یک رابط کاربری یکپارچه جمع‌آوری شود و به‌راحتی بتوانید با همکاران خود ارتباط موثری برقرار کنید.
پشتیبانی و نگهداری
ارائه دهندگان خدمات تلفن ابری مسئول نگهداری و پشتیبانی سیستم هستند، بنابراین کسب‌وکارها نیازی به نگرانی در مورد تعمیر و نگهداری زیرساخت‌های فنی ندارند و می‌توانند بر روی کارهای اصلی خود تمرکز کنند.
همچنین، با استفاده از تلفن ابری، سازمان‌ها می‌توانند ویژگی‌های پیشرفته‌ای مانند تحلیل صدا و کلمات کلیدی، قابلیت‌های مرکز تماس، پاسخگویی خودکار و پشتیبانی مشتری مبتنی بر هوش مصنوعی را اضافه کنند.
معایب تلفن ابری
تلفن ابری در کنار مزایای متعدد خود، با با چالش‌ها و معایبی نیز همراه است. در ادامه مطلب تلفن ابری چیست به بررسی معایب آن خواهیم پرداخت.
وابستگی به اینترنت
عملکرد تلفن ابری به شدت به اتصال اینترنت بستگی دارد. با اینکه این موضوع مزایای خاصی دارد، اما اتصال اینترنت ضعیف یا ناپایدار می‌تواند باعث ایجاد اختلال در ارتباطات شود. بنابراین، داشتن سیگنال اینترنت پایدار برای عملکرد سیستم تلفن ابری ضروری است.
نگرانی‌های امنیتی
بسیاری از ارائه‌دهندگان تلفن ابری از محیط‌های ابری عمومی و اشتراکی استفاده می‌کنند که منابع سخت‌افزاری و نرم‌افزاری خود را بین چندین کاربر یا سازمان به اشتراک می‌گذارند. این مسئله می‌تواند خطرات امنیتی را افزایش دهد، زیرا داده‌های یک سازمان ممکن است به صورت ناخواسته در معرض دید دیگران قرار گیرد. به همین دلیل، سازمان‌هایی که با داده‌های بسیار حساس سروکار دارند، بهتر است از سرور ابری خصوصی استفاده کنند تا منابع خود را جدا و ایمن نگه دارند.
افزایش هزینه‌های سخت‌افزار
برای عملکرد صحیح سیستم‌های تلفن ابری، معمولاً نیاز به تجهیزات شبکه‌ای پیشرفته‌ای مانند روترها و سوئیچ‌های مدرن وجود دارد. این تجهیزات قابلیت‌های ویژه‌ای مانند تقسیم‌بندی شبکه، مدیریت ترافیک، و تخصیص آدرس‌های IP را برای استقرار مؤثر VoIP فراهم می‌کنند. با این حال، اگر زیرساخت شبکه از روترهای قدیمی تشکیل شده باشد که قادر به پاسخگویی به نیازهای پیشرفته VoIP نیستند، هزینه‌های راه‌اندازی سیستم تلفن ابری ممکن است افزایش یابد. علاوه بر این، اگر یک شرکت از زیرساخت‌های تلفنی سنتی استفاده می‌کند، تبدیل آن به سیستم ابری یا خرید تلفن‌های جدید VoIP می‌تواند هزینه‌های اضافی را به همراه داشته باشد.
ویژگی‌های تلفن ابری
ارائه دهندگان خدمات ابری ویژگی‌های پیشرفته نامحدودی را ارائه می‌دهند که می‌توانید بدون هزینه اضافی از آنها استفاده کنید. در ادامه، به برخی از ویژگی‌های cloud phone اشاره خواهیم کرد.
انتقال تماس (Call Forwarding)
انتقال تماس به عنوان یک ویژگی اساسی در سیستم‌های تلفن، این امکان را برای شما فراهم می‌کند تا بتوانید تماس‌های ورودی را به مقصد‌های خاصی منتقل کنید. در سرویس‌های تلفن ابری می‌توانید تنظیم کنید که تماس‌ها در شرایط مختلف مانند مشغول بودن، عدم پاسخ یا همیشه به شماره دیگری منتقل شوند. به عنوان مثال، می‌توانید یک تماس را بدون پاسخ گذاشته و آن را به یک همکار یا پیام‌گیر صوتی منتقل کنید.
پاسخگویی صوتی خودکار (IVR)
پاسخگویی صوتی خودکار (IVR) یک سیستم خودکار است که با تماس‌گیرندگان ورودی از طریق پیام‌های ضبط شده تعامل دارد. کاربران می‌توانند با استفاده از کلیدهای لمسی یا دستورات صوتی به دپارتمان‌ها یا دریافت‌کنندگان مربوطه هدایت شوند و تجربه کاربری بهتری را فراهم آورد.
پیام‌گیر صوتی به ایمیل (Voicemail to Email)
این قابلیت پیام‌های صوتی شما را به‌صورت آنی به ایمیل شما ارسال می‌کند و به‌عنوان فایل صوتی پیوست می‌شود. این امکان دسترسی به پیام‌های صوتی را از هر مکان و با هر دستگاهی آسان‌تر می‌کند.
کنفرانس (Conference)
کنفرانس‌های صوتی فوری، به شما این امکان را می‌دهد که بتوانید در هر زمان و مکانی با تیم خود جلسه راه‌اندازی کنید. شما می‌توانید شماره‌های همکاران خود را به تماس اضافه کنید و آنها تنها با پاسخ دادن به تماس به جلسه بپیوندند.
فهرست مسدود و مجاز (Blocklist & Allowlist)
این ویژگی در cloud phone به شما این امکان را می‌دهد که تماس‌های مزاحم را مسدود کنید و تنها به افرادی که در فهرست مجاز هستند، اجازه تماس دهید. این کار امنیت سیستم تلفن شما را افزایش می‌دهد.
گروه زنگ (Ring Group)
این قابلیت در تلفن ابری به توزیع موثر تماس‌ها بین اعضای یک دپارتمان کمک می‌کند. زمانی که تماس ورودی دریافت می‌شود، تمام تلفن‌های درون گروه به‌طور همزمان یا به ترتیب زنگ می‌زنند.
زنگ خاص (Distinctive Ringtone)
زنگ‌های خاص برای تماس‌ها از مسیرهای ورودی مختلف قابل تنظیم هستند. این امکان به شما کمک می‌کند تا نوع تماس ورودی را از طریق صدای زنگ تشخیص دهید.
سرویس DID
سرویس DID مخفف Direct Inward Dialing، به شما امکان می‌دهد تا یک شماره تلفن محلی از یک شهر یا کشور خاص داشته باشید، بدون اینکه نیاز به یک مکان فیزیکی در آن منطقه داشته باشید.
پشتیبانی از SIP Forking
این قابلیت در فون کلود به شما این امکان را می‌دهد که یک تماس را به چندین دستگاه SIP منتقل کنید، بنابراین می‌توانید تماس را از هر دستگاهی که ثبت شده است، پاسخ دهید.
AutoCLIP
این ویژگی به شما کمک می‌کند تا تماس‌های برگشتی را به راحتی مدیریت کنید. اگر کسی با شما تماس بگیرد و شما پاسخ ندهید، در صورت تماس مجدد، تماس او به‌طور مستقیم به شما منتقل می‌شود تا ارتباطات خود را بهبود بخشند و بهره‌وری را افزایش دهند.
فرض کنید یک فروشنده با مشتری خود تماس می‌گیرد اما تماس پاسخ داده نمی‌شود. دقایقی بعد، مشتری با فروشنده تماس می‌گیرد. از آنجایی که اطلاعات او ذخیره شده است، تماس به‌طور مستقیم به فروشنده منتقل می‌شود.
تفاوت تلفن ابری و VoIP
اکنون که با مفهوم تلفن ابری و مزایای آن آشنا شدید، ممکن است این سؤال برای شما پیش بیاید که تفاوت تلفن ابری با VoIP چیست؟
تقریباً تمامی پلتفرم‌های تلفن ابری از فناوری VoIP استفاده می‌کنند، اما همه سیستم‌های VoIP در فضای ابری اجرا نمی‌شوند. VoIP به فناوری‌ای اشاره دارد که تماس‌های صوتی را به‌جای استفاده از شبکه‌های تلفن سنتی (PSTN) از طریق اینترنت و با بسته‌های IP منتقل می‌کند. در واقع، تلفن ابری یکی از کاربردهای VoIP است، اما خدمات بیشتری نیز ارائه می‌دهد. تلفن ابری از VoIP به عنوان زیرساخت اصلی بهره می‌برد و امکاناتی همچون مدیریت پیشرفته تماس، انعطاف‌پذیری و مقیاس‌پذیری بالاتر را به آن اضافه می‌کند. همچنین، تلفن ابری به طور کامل در فضای ابری اجرا می‌شود و نیازی به زیرساخت‌های فیزیکی در محل شرکت ندارد.
از سوی دیگر، سیستم‌های VoIP می‌توانند به‌صورت محلی در زیرساخت‌های یک شرکت پیاده‌سازی شوند یا به ارائه‌دهندگان خدمات ابری مانند ابر آسیاتک سپرده شوند. برخی سازمان‌ها نیز از محیط‌های ترکیبی VoIP استفاده می‌کنند که بخشی از آن در محل و بخشی دیگر در فضای ابری میزبانی می‌شود. هرچند تلفن ابری و VoIP از نظر فناوری مشابه‌اند، تلفن ابری با ارائه قابلیت‌ها و انعطاف‌پذیری بیشتر از VoIP سنتی متمایز می‌شود.
تلفن ابری برای چه کسب و کارهایی مناسب است؟
در ادامه مطلب تلفن ابری چیست به موارد استفاده از آن می‌پردازیم.
- کسب‌وکارهایی با نیروی IT محدود و بدون نیاز به نگهداری تجهیزات PBX
- کسب‌وکارهای فصلی با نیازهای ارتباطی متغیر
- شرکت‌های دارای چندین شعبه
- استارتاپ‌های در حال رشد سریع با نیازهای نامشخص در آینده
- کسب‌وکارهایی با تعداد زیادی از کارمندان دورکار
- شرکت‌هایی که فضای اداری سنتی ندارند
- شرکت‌های فعال در حوزه فروش
جمع بندی
با توجه به نیازهای متغیر و متنوع کسب‌وکارها، استفاده از سیستم تلفن ابری می‌تواند به‌عنوان یک راه‌حل موثر برای ارتقاء ارتباطات محسوب شود. این سیستم‌ها نه تنها هزینه‌های مربوط به سخت‌افزار و نگهداری را کاهش می‌دهند، بلکه امکانات پیشرفته‌ای مانند تماس‌های ویدیویی، انتقال تماس، و پشتیبانی از کارکنان دورکار را نیز فراهم می‌آورند. با انتخاب یک سیستم تلفن ابری مناسب، چه در حال راه‌اندازی دفاتر جدید باشید، چه کارکنان دورکار را استخدام کنید و چه تیم‌های داخلی خود را گسترش دهید، تلفن ابری به راحتی با رشد و تغییرات کسب‌وکار شما سازگار می‌شود. با این حال باید به برخی از چالش‌ها نظیر وابستگی به اتصال اینترنت و نگرانی‌های امنیتی نیز در این سرویس وجود دارد.
سوالات متداول
1- آیا برای استفاده از تلفن ابری نیاز به تجهیزات خاصی داریم؟
خیر، تنها به یک اتصال اینترنت و دستگاه‌هایی مانند گوشی هوشمند، لپ‌تاپ یا تلفن VoIP نیاز است.
2- آیا تلفن ابری از تماس‌های داخلی و خارجی پشتیبانی می‌کند؟
بله، شما می‌توانید با تلفن ابری تماس‌های داخلی و خارجی برقرار کنید.
3- آیا امکان اضافه کردن کاربر جدید به سیستم تلفن ابری وجود دارد؟
بله، می‌توانید به راحتی کاربران جدید را اضافه کنید و نیاز به نصب سخت‌افزار جدید نیست.
4- هزینه تلفن ابری چقدر است؟
هزینه تلفن ابری بسته به ارائه‌دهنده خدمات و ویژگی‌های مورد استفاده متغیر است، اما معمولاً از سیستم‌های سنتی ارزان‌تر است.
5- آیا می‌توانم از شماره تلفن فعلی خود با تلفن ابری استفاده کنم؟
بله، بسیاری از ارائه‌دهندگان خدمات امکان انتقال شماره فعلی به سیستم تلفن ابری را فراهم می‌کنند.
